Công Ty Nên Có Sự Chuẩn Bị Gì Cho Đoàn 1000 Khách
Tổ chức tour cho một đoàn đông lên tới cả ngàn khách là một thử thách lớn, đòi hỏi công ty du lịch phải có kế hoạch chuẩn bị chu đáo, từ việc quản lý khách hàng, dịch vụ, đến các yếu tố hậu cần và an ninh an toàn.
Qua bao nhiêu năm cung ứng cả ngàn hướng dẫn viên với các đoàn từ 1.000-3000 khách, VietPro xin được hiến kế với một số kinh nghiệm quan trọng mà công ty du lịch cần chuẩn bị khi tổ chức tour cho đoàn đông:
- Lập Kế Hoạch Chi Tiết
Trước khi triển khai tour cho đoàn đông, công ty du lịch cần lập kế hoạch chi tiết cho tất cả các khía cạnh của chuyến đi, bao gồm:
- Lịch trình: Phải rõ ràng, dễ thực hiện, phù hợp với số lượng khách.
- Lịch trình di chuyển: Xác định phương tiện di chuyển hợp lý cho một đoàn lớn (máy bay, xe bus, tàu hỏa, v.v.), đặc biệt khi phải di chuyển trong phạm vi rộng và Lưu ý: Luôn có Phương án dự phòng về xe.
- Thời gian: Lên kế hoạch chặt chẽ về thời gian, bao gồm thời gian di chuyển, tham quan và nghỉ ngơi để tránh tình trạng khách phải chờ đợi quá lâu.
- Phân Chia Nhóm Và Điều Phối Quản Lý
Với một đoàn đông, việc phân chia thành các nhóm nhỏ (ví dụ 200-300 khách một nhóm) là rất cần thiết để dễ dàng quản lý và theo dõi.
Mỗi nhóm cần có một hướng dẫn viên Leader riêng hoặc ít nhất là một trưởng nhóm để đảm bảo rằng đoàn không bị lệch thời gian nhau và mọi người được chăm sóc chu đáo.
Ví dụ: “Đoàn của chúng ta sẽ được chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ có một trưởng nhóm và hướng dẫn viên Leader để giúp điều phối trong suốt chuyến đi.”
- Đảm Bảo Dịch Vụ Vận Chuyển
Với đoàn lớn, lên kế hoạch về số lượng phương tiện di chuyển phù hợp với số khách. Đảm bảo các phương tiện được kiểm tra kỹ càng về chất lượng và an toàn trước khi khởi hành.
- Khả năng vận hành linh hoạt – xe càng mới càng tốt: Đảm bảo rằng có đủ phương tiện thay thế trong trường hợp phương tiện bị hỏng hóc.
- Xe điều phối riêng: Phải có kế hoạch sắp xếp xe điều phối, xe media để tiênh cho việc điều phối công việc.
- Đặt Trước Vé Tham Quan Và Các Dịch Vụ
Với đoàn đông, việc đặt trước vé tham quan, các dịch vụ ăn uống, ngủ nghỉ là rất quan trọng để tránh tình trạng phải chờ đợi lâu, hoặc không đủ chỗ cho tất cả du khách.
Liên hệ với các đối tác cung cấp dịch vụ (nhà hàng, khách sạn, điểm tham quan) để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tính khả thi khi đoàn tới.
- Ưu tiên đặt vé trước: Đặt vé tham quan, vé vào cửa, phòng nghỉ trước sẽ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tránh rủi ro hết vé.
- Kiểm tra cơ sở vật chất: Đảm bảo nhà hàng, khách sạn có đủ khả năng phục vụ cho đoàn đông mà vẫn đảm bảo chất lượng.
- Chuẩn Bị Đội Ngũ Nhân Sự Hỗ Trợ
Một đoàn đông sẽ cần rất nhiều nhân sự để xử lý mọi tình huống.
Công ty du lịch cần chuẩn bị đội ngũ hỗ trợ gồm:
- Hướng dẫn viên: Cần có đủ hướng dẫn viên giỏi và được đào tạo bài bản để hướng dẫn khách tham quan và giải quyết các tình huống phát sinh.
- Trưởng đoàn – Leader: Cần có người phụ trách chính và các leader phụ để theo dõi toàn bộ lịch trình, điều phối các hoạt động, và xử lý các vấn đề lớn.
- Nhân viên hỗ trợ điều hành – hậu cần: Đảm bảo có đủ nhân viên để giúp đỡ trong việc quản lý hành lý, đưa đón khách, hỗ trợ giải quyết các yêu cầu từ du khách.
- Chú Trọng Đến An Ninh và An Toàn
Với một đoàn lớn, vấn đề an ninh và an toàn là vô cùng quan trọng. Công ty du lịch cần:
- Theo sát đoàn: Đảm bảo có người theo dõi đoàn trong suốt quá trình di chuyển, tham quan để tránh lạc hoặc mất mát tài sản.
- Cập nhật thông tin liên lạc: Đảm bảo tất cả xe đều có thông tin liên lạc (số điện thoại của trưởng đoàn, các hướng dẫn viên, các điểm hỗ trợ khẩn cấp). Bộ đàm luôn là cần thiết.
- Kiểm tra tình trạng sức khỏe: Đảm bảo rằng tất cả du khách, đặc biệt là những người có vấn đề sức khỏe, đều được chăm sóc tốt và có phương án dự phòng trong trường hợp cần thiết, nên có 1 bác sĩ theo đoàn để đề phòng trường hợp bất ngờ xảy ra.
- Lên Kế Hoạch Cho Các Hoạt Động Tương Tác
Với một đoàn đông, những hoạt động nhóm như team building, trò chơi, hoặc các hoạt động giải trí khác có thể giúp đoàn gắn kết và giảm thiểu sự nhàm chán trong chuyến đi.
Cần chuẩn bị các trò chơi, khu vực chơi phải đáp ứng phù hợp với số lượng người tham gia và đảm bảo tính an toàn, di chuyển thuận lợi, bảng chỉ dẫn Khu, Dẫn bàn chi tiết cho tất cả các du khách.
- Chuẩn Bị Dự Phòng
Với số lượng khách lớn, luôn có khả năng phát sinh sự cố ngoài ý muốn.
Công ty du lịch cần chuẩn bị phương án dự phòng cho các tình huống như:
- Delay chuyến bay: Có kế hoạch thay đổi lịch trình hoặc sắp xếp các hoạt động tại điểm đến khi bị delay.
- Trời Mưa bão : Có phương án để nhanh chóng thay đổi vị trí, bố trí di dời hoặc dù che nếu nghi vấn thời tiết có khả năng thay đổi.
- Bệnh tật, tai nạn: Chuẩn bị đầy đủ thuốc men, vật dụng y tế cần thiết, và liên hệ trước với bệnh viện, cơ sở y tế tại điểm đến.
- Quản Lý Tài Chính và Thanh Toán
Quản lý chi phí cho đoàn đông là một công việc rất phức tạp. Công ty cần lên kế hoạch tài chính chi tiết cho các dịch vụ đã đặt trước và đảm bảo rằng việc thanh toán cho các dịch vụ trong tour được thực hiện trôi chảy.
- Phân bổ ngân sách: Đảm bảo chi phí cho mỗi dịch vụ được phân bổ hợp lý, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
- Đề Phòng Chuyển khoản bị nghẽn: Cần đề phòng trường hợp mạng hoặc lỗi phần mềm khi chuyển khoản.
- Giải Quyết Phản Hồi và Phàn Nàn
Với đoàn đông, việc có một số phàn nàn hoặc yêu cầu là điều không thể tránh khỏi.
Công ty du lịch cần có đội ngũ nhân viên hỗ trợ để tiếp nhận và xử lý kịp thời các vấn đề của khách.
Ví dụ: “Nếu có vấn đề gì trong chuyến đi, du khách có thể liên hệ ngay với chúng tôi. Chúng tôi sẽ xử lý ngay lập tức để đảm bảo mọi người đều có một chuyến đi tuyệt vời.”
Chú ý:
Việc tổ chức tour cho đoàn đông lên tới cả ngàn khách đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ công tác lên kế hoạch, chuẩn bị nhân sự, đến việc quản lý các dịch vụ và hậu cần.
Công ty du lịch cần đảm bảo mọi thứ từ vận chuyển, tham quan đến chăm sóc khách hàng đều được lên kế hoạch cẩn thận, đảm bảo mọi du khách có trải nghiệm tốt và chuyến đi diễn ra suôn sẻ.
Liên hệ ngay với VietPro Cho thuê hướng dẫn viên chuyên nghiệp để hổ trợ cho đoàn của bạn nhé !
Leave a Reply